Telepon, baik telepon tetap maupun mobile phone merupakan salah satu media komunikasi yang banyak digunakan orang saat ini. Dalam berbisnis, telepon menjadi salah satu kebutuhan vital yang menunjang kepentingan bisnis. Dengan sarana tersebut para pelaku bisnis dapat merasakan kinerja yang efisien dan efektif.
Menjalin kerjasama dan komunikasi bisnis yang sering dilakukan melalui jaringan telepon membutuhkan keterampilan khusus. Ada beberapa etika yang perlu diperhatikan agar komunikasi bisnis yang diperbincangkan tepat sasaran dan mencapai tujuan yang dimaksud.
Berikut poin-poin penting yang sebaiknya anda terapkan saat melakukan komunikasi bisnis lewat telepon.
1. Menyiapkan Bahan Pembicaraan
Sebelum anda menghubungi mitra bisnis anda, hal pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan materi yang akan didiskusikan. Agar anda tidak lupa mengenai hal-hal yang akan dibicarakan, maka tulis saja pada selembar kertas tentang masalah atau pun pertanyaan yang akan dirembugkan.
Urutkan mulai dari masalah yang terpenting untuk dipecahkan. Jangan sampai kurangnya persiapan materi akan membuat anda harus sering menelepon ulang rekan bisnis tersebut, sehingga bisa dianggap tidak profesional dan mengganggu.
2. Memilih Lokasi yang Nyaman
Saat ingin menelepon atau pun menerima telepon, segera cari lokasi yang nyaman. Upayakan untuk menjauh dari lokasi bising yang dapat mengganggu kelancaran komunikasi bisnis anda.
3. Etika Memberi Salam
Ketika memulai pembicaraan atau pun menerima sambungan telepon, maka salam sapa wajib anda ucapkan. Salam sapa yang umum adalah berkaitan dengan waktu, misalnya “selamat siang”, “selamat sore”, dan sebagainya.
Setelah itu diikuti dengan mengucapkan nama, jabatan dan nama perusahaan yang anda wakilkan. Hal ini merupakan cerminan salam yang terkesan profesional.
4. Ketika Anda Sedang Sibuk
Apa yang sebaiknya dilakukan ketika partner bisnis anda menghubungi anda ketika sedang sangat sibuk? Ya, angkat dan jawab saja! Berikan penjelasan agar rekan bisnis anda memahami situasi anda. Sampaikan juga bahwa anda akan segera menghubunginya kembali. Jangan pernah me’reject’ atau pun membiarkan begitu saja panggilan telepon tersebut.
5. Jaga Emosi
Saat melakukan pembicaraan bisnis lewat telepon, jagalah nada bicara dan emosi anda. Jangan sesekali memotong pembicaraan atau pun meluapkan emosi anda secara kekanak-kanakan.
6. Tetap pada Pokok Pembicaraan
Fokuslah mendengarkan secara seksama apa yang disampaikan mitra bisnis anda. Pastikan anda tidak memperbincangkan sesuatu diluar konteks bisnis yang sedang dikomunikasikan.
7. Get Action
Ketika pembicaraan tersebut diakhiri, segeralah lakukan tindak lanjut sesuai dengan simpulan perbincangan tersebut. Menunda-nunda hal-hal yang telah disepakati hanya akan membuat citra ketidakprofesionalan melekat pada diri anda. So, lets take the actions sebagai wujud pelayanan terbaik dan kesungguhan bisnis anda.